Konventionelle Gremienarbeit ist häufig noch mit Papierstapeln und entsprechend hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Die Zukunft sieht Bernd Schilbach in einer effektiven Verbindung von Digitalisierung und persönlichem Austausch, zum Beispiel in einer Präsenzsitzung des Aufsichtsrates. Dank innovativer Lösungen wie der Plattform dp:board gestaltet sich die Zusammenarbeit in Gremien nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und flexibler. Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich die Umstellung auf digitale Prozesse positiv auf die Arbeitsweise der BWG Halle-Merseburg GmbH auswirkt – von der ersten Umstellung bis hin zu den langfristigen Vorteilen.
Leichter Umstieg dank benutzerfreundlicher Technologie
Bis zur Einführung der digitalen Gremienarbeit mit dp:board arbeitete die BWG Halle-Merseburg mit verschlüsselten E-Mails, verschlüsselten PDF-Dateien sowie Tischvorlagen. Dies entsprach nicht mehr dem digitalen Zeitgeist, sondern verschlang auch immense Ressourcen und Kapazitäten – und das bei niedrigem Benutzerkomfort. Darüber hinaus ließen sich die Historien in den Unterlagen für die Aufsichtsräte nicht komfortabel abbilden. Seit gut einem Jahr arbeitet die BWG Halle-Merseburg nun mit dp:board und ist mehr als zufrieden: Der gesamte Prozess der Gremienkommunikation hat an Komfort und Effizienz gewonnen und der Aufwand für die Vorbereitung der Unterlagen ließ sich um gut 60 Prozent senken.
Die Einführung von dp:board lief nahezu reibungslos. Ein Erfolg, der vor allem der Architektur und Benutzerfreundlichkeit der Plattform zu verdanken ist. Alle Aufsichtsräte erhielten moderne Endgeräte wie iPads oder Windows-Computer, die den Übergang zu digitalen Sitzungsunterlagen ohne großen Aufwand ermöglichten. Anfangs gab es zwar noch kleine Unsicherheiten bei der Nutzung von FaceID und TouchID, doch diese ließen sich rasch aus dem Weg räumen. Bereits nach kurzer Zeit erfolgte die Sitzungsvorbereitung vollständig digital, was nicht nur den Papierverbrauch auf ein Minimum reduzierte, sondern auch die Flexibilität der Mitglieder erheblich steigerte. Dank versionierbarer Sitzungsunterlagen, die sich schnell und komfortabel mit dem PDF-Generator dp:unterlagenmanager erstellen und bearbeiten lassen, überzeugt die Plattform auch durch Ergonomie und Optik, da die Dokumente im BWG-eigenen CI erstellt werden können. Notizen lassen sich direkt in der App von dp:board erfassen und speichern. Frau Enders (Leiterin Unternehmensentwicklung und Strategie) fasst erfreut zusammen: „Das Erstelltool für die virtuellen Leitz-Ordner dp:unterlagenmanager funktioniert wunderbar und hocheffizient. Die Aufsichtsräte finden die neuen hochverschlüsselten Unterlagen im CI der BWG-Genossenschaft ausgesprochen „cool“ und gut zu bedienen.“
Höchste Sicherheit für mehr Vertrauen
Ein weiterer großer Vorteil von dp:board ist das hohe Maß an IT-Sicherheit. Durch die Minimierung von Risiken, sowie eine durchdachte Vergabe von Zugriffsrechten, läuft die Kommunikation der Gremienmitglieder stets sicher und geschützt ab. Die Verantwortlichen konzentrieren sich nun ganz auf die relevanten Inhalte, was die Sitzungen effizienter macht. Die Plattform sorgt dafür, dass sensible Informationen jederzeit sicher sind. Optional könnte die BWG auch noch personalisierte Wasserzeichen in den Unterlagen hinterlegen, um Missbrauch zu verhindern.
Mittlerweile laufen bereits sechs Sitzungen pro Jahr digital ab. Nun gilt es, auch für die Ausschusssitzungen zu prüfen, ob sich die Unterlagen über den Gremien-Datenraum sinnvoll zur Verfügung stellen lassen. Die Ausschusssitzungen finden häufig nur mit den Aufsichtsräten und ohne Mitarbeiter der Genossenschaft statt. Dieser Digitalisierungsprozess spart nicht nur tausende Seiten Papier, sondern ermöglicht auch, direkt auf dem Endgerät verfasste Notizen vor der Speicherung automatisch zu verschlüsseln. Sie sind somit nur für den Aufsichtsrat einsehbar, der sie im Dokument erstellt. „Das war unseren Aufsichtsräten sehr wichtig“, sagt Michael Buchner (Leiter IT-Projekt), der das Projekt bei der Einführung koordiniert hat. „Dass die Aufsichtsräte unseren hohen Sicherheitsanforderungen entsprechend keine Ausdrucke vornehmen können, haben sie schnell akzeptiert. Denn alles ist überall auf Knopfdruck einsehbar“, so Buchner.
Ein großer Gewinn!
Die Einführung von dp:board gestaltet die Gremienarbeit der BWG Halle-Merseburg effizienter, sicherer und nachhaltiger. Die Plattform hat nicht nur den Papierverbrauch drastisch reduziert, sondern auch die internen Prozesse optimiert und die Flexibilität der Gremienmitglieder erhöht. Die durchweg positive Rückmeldung der Aufsichtsräte bestätigt den Erfolg und motiviert die Genossenschaft, die digitale Transformation weiter voranzutreiben.
