Veraltete Prozesse, umständliche Kommunikation, hohe Verwaltungskosten – klingt vertraut? Dann ist es Zeit für einen digitalen Wandel! Digitalisierung ist kein Luxus für große Unternehmen, sondern ein echter Gamechanger für alle Wohnungsgenossenschaften. Sie spart Zeit, senkt Kosten und macht den Alltag für Verwaltung und Mitglieder deutlich einfacher. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche fünf Vorteile die Digitalisierung Ihrer Genossenschaft bringen kann – und warum es sich lohnt, jetzt damit zu starten!

1. Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse

Traditionelle Verwaltungstätigkeiten sind zeitaufwendig und fehleranfällig – besonders das manuelle Erstellen, Drucken und Versenden von Sitzungsunterlagen. Digitale Lösungen verhindern Informationsverluste, vereinfachen die Kommunikation und sorgen für einen reibungslosen Dokumentenfluss. Mit dp:board speichern und organisieren Sie Unterlagen zentral, greifen jederzeit darauf zu und teilen sie sicher mit allen relevanten Personen. Virtuelle Datenräume und geschützte Kommunikationskanäle optimieren die Gremienarbeit und machen langwierige Papierprozesse überflüssig.

2. Sichere und verbesserte Kommunikation mit Aufsichtsräten

Wussten Sie schon? Die Kommunikation per E-Mail kann unsicher sein! Mit dp:postfach ist das Versenden von E-Mail-ähnlichen Nachrichten direkt in dp:board integriert – so bleiben vertrauliche Informationen bestens geschützt und gelangen nicht nach außen.
Ein weiterer Vorteil von dp:board: Dokumente lassen sich direkt digital annotieren. Das erleichtert dem Aufsichtsrat die Arbeit, noch bevor Sitzungen stattfinden. Denn er kann Notizen oder Erläuterungen direkt in den Sitzungsunterlagen hinterlegen – zum Beispiel mit einem Stift, genau wie früher auf Papier. So können wichtige Fragen nicht in Vergessenheit geraten. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch den Aufwand für den postalischen Versand von Unterlagen.

3. Sicherheit und Dokumentation

Eine lückenlose Dokumentation spielt bei der Gremienarbeit eine entscheidende Rolle. Digitale Lösungen archivieren Beschlüsse und Protokollezuverlässig für die spätere Recherche und gewährleisten höchste Sicherheitsstandards. Die Dokumentation von gesendeten Einladungen und Unterlagenaktualisierungen erfolgt rechtssicher. dp:board speichert alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darüber hinaus erfolgt die Übertragung sämtlicher Daten hochsicher: Nicht nur die Übermittlung ist verschlüsselt, sondern auch die gespeicherten Daten selbst. Der Zugriff erfordert eine mehrfache Authentifizierung, sodass ausschließlich vorgesehene Nutzer und berechtigte Mitarbeiter auf die Unterlagen zugreifen können.

4. Flexibilität und Krisenfestigkeit

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie essenziell digitale Alternativen zu Präsenzsitzungen sind. Mit modernen Gremienlösungen lassen sich Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen und Abstimmungen sicher und ortsunabhängig durchführen. Elektronische Umlaufbeschlüsse bieten die Möglichkeit, revisionssicher kurzfristige Abstimmungen der Aufsichtsräte durchzuführen, ohne dass eine außerordentliche Sitzung des Aufsichtsrates einberufen werden muss. Das erhöht die Teilnahmequote und stärkt die Widerstandsfähigkeit Ihrer Genossenschaft. Zusätzlich bietet dp:board Notfalldatenräume als Schutzmaßnahme vor Stromausfällen oder Cyberangriffen. Selbst bei einem IT-Ausfall bleiben Mitarbeiter vernetzt, können kommunizieren und auf wichtige Notfallpläne zugreifen.

5. Nachhaltigkeit und Kostenersparnis

Weniger Papier, kein Postversand, weniger Fahrten zu Besprechungen: Digitale Prozesse fördern den Umweltschutz. Gleichzeitig senken Sie mittel- und langfristig Ihre Kosten. Die Nutzung digitaler Lösungen trägt so aktiv zur Nachhaltigkeit bei, schont die Umwelt und reduziert zugleich die Betriebskosten.

Fazit

Digitalisierung dient nicht als Selbstzweck, sondern unterstützt Wohnungsgenossenschaften dabei, zukunftsfähig zu bleiben. Gerade kleine Genossenschaften profitieren von schlanken Prozessen, direkter Kommunikation und erhöhter Rechtssicherheit. Die Investition in eine digitale Lösung zahlt sich aus – durch effiziente Abläufe, zufriedenere Mitglieder und eine nachhaltigere Arbeitsweise.

Starten Sie jetzt die digitale Zukunft Ihrer Genossenschaft – wir unterstützen Sie dabei!