Die Digitalisierung sämtlicher Unternehmensprozesse steht ganz vorn auf der Agenda der Wohnungsgenossenschaften. Schon frühzeitig haben viele Organisationen erkannt, dass digitale Lösungen die Gremienarbeit effizienter und sicherer machen. Auch die GE-WO Osterfelder Wohnungsgenossenschaft eG in Oberhausen, hat sich den aktuellen Herausforderungen gestellt und ihre internen Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Dabei stand auch das Thema Gremienkommunikation im Fokus.
Mitarbeiter entlasten UND nachhaltig wirtschaften?
Im nächsten Jahr besteht die GE-WO Osterfelder Wohnungsgenossenschaft eG in Oberhausen 120 Jahre. Das Unternehmen bewirtschaftet aktuell 4.500 Wohnungen und zählt über 5.000 Mitglieder. GE-WO-Vorstand Wolfgang Hoffmann benennt klar die Problemstellungen seiner Branche:
- Steigende Zinsen bei wachsender Inflation
- die damit verbundene Verteuerung der Baumaterialien
- steigende Energiepreise
- Fachkräfte- und Handwerkermangel.
Digitale Lösungen sind sicherlich nicht der Gralsbringer für alle Herausforderungen, aber sie helfen dabei, Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen zu schonen. Auf dem Weg, interne Prozesse effizienter zu gestalten, nahm die GE-WO unter anderem die aufwändige Gremienkommunikation ins Visier. Vier- bis sechsmal im Jahr tagen Vorstand und Aufsichtsrat gemeinsam. Hinzu kommen die Sitzungen des Aufsichtsrates sowie der Ausschüsse (Prüfungsausschuss, Wohnungsausschuss und Bauausschuss). Zusätzlich fordern besondere Themen wie beispielsweise der externe Prüfungsbericht die Aufmerksamkeit der Ratsmitglieder. Neun Aufsichtsräte und die Vorstände brauchen stets alle Unterlagen rechtzeitig in Papierform auf ihrem Schreibtisch. Die Druck- und Kopierzeit sowie die Aufbereitung und der Versand der Unterlagen kosteten die Mitarbeiter im Schnitt einen Arbeitstag pro Sitzung: eine Belastung für Mitarbeiter, Umwelt und Technik.
Der richtige Partner
Nachhaltigkeit und wirtschaftliches Handeln im Blick, suchte der Vorstand Wolfgang Hoffmann im Februar 2022 nach einer Vereinfachung dieses zeit- und ressourcenfordernden Prozesses: „Mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen gilt es mehr denn je, von den Möglichkeiten digitaler Technologien zu profitieren“, sagt GE-WO-Vorstand Wolfgang Hoffmann. „Die Lösung dp:board der denkende portale gmbh hat uns überzeugt, diesen Schritt der Digitalisierung zu wagen.“
Das Unternehmen aus Plauen hat sich auf die sichere Gremienarbeit spezialisiert und betreut bereits erfolgreich zwei Drittel der Genossenschaftsbanken in Kooperation mit dem Rechenzentrum ATRUVIA AG. Weit über 500 Banken, die bereits erfolgreich mit der Software dp:board arbeiten, sowie die Präsentation der neuen digitalen Gremien-Welt in einem Webinar überzeugten die Verantwortlichen der Wohnungsgenossenschaft.
Digitale Gremienkommunikation
Die Arbeitsweise der Gremien in der Genossenschaft hat sich seit Einführung der digitalen Lösung vollständig verändert: Die Aufsichtsratsmitglieder wurden mit Tablets von Apple ausgestattet, auf denen sich der Zugang zum digitalen Arbeitsraum in Form einer App befindet. Zwei Wochen vor einer Sitzung erstellt der Vorstandsbereich die digitalen Unterlagen und überführt alle Einzeldateien mit Hilfe der Lösung in eine verschlüsselte Gesamtunterlage, die er dann über den geschützten Datenraum der Anwendung sicher verteilt. Per Mail und SMS erfolgt an alle Mitglieder automatisch eine Einladung, die auf die entsprechenden Unterlagen verweist. Funktional und sicher – die dp:board App gestaltet die Dokumentenbearbeitung der Gremienkommunikation intuitiv:
- Notizfunktion: Bei einem Sitzungsunterlagen-Update fügen sich sämtliche Vermerke automatisch an der richtigen Stelle in die aktuelle Version ein.
- Onlinesitzungen: Die erforderlichen Unterlagen samt Notizen stehen stets auf dem Tablet zur Verfügung.
- Internes Mailsystem: Mehr Sicherheit zum Schutz vor Ransomware.
Für Aufsichtsrat, Vorstände und die Mitarbeiter ist die Umstellung der Gremienarbeit eine Erfolgsgeschichte. Neben der gewonnenen Arbeitszeit spart die Genossenschaft Kosten für Toner, Drucker, Papier und Versand. So gelingt die digitale Gremienkommunikation rechtssicher und effizient.
