Sichere Gremienarbeit – schnelle Entscheidungen

Autoren: Michael Ziegenbalg – Aufsichtsratsvorsitzender der SG Dynamo Dresden und Bernd Schilbach Geschäftsführer denkende portale gmbh

Dem Fußballverein Dynamo Dresden obliegen besondere Werte. Fest verwurzelt mit dem Namen der Landeshauptstadt Dresden sowie getragen von den Mitgliedern und Fans bleibt der Traditions-Ost-Verein seinen Werten stets treu. Souveränität, Professionalität, demokratische Aufstellung, Leidenschaft und klare Zielstellungen prägen den Vereinsweg, der steil nach oben geht. Eine professionelle und sichere Gremienarbeit ist hierfür die Voraussetzung.

Herausforderung: Strategische Entscheidungen schnell treffen
Der Aufsichtsrat besteht bei Dynamo aus neun Mitgliedern. Der bekannteste Aufsichtsrat war das Dresdner Idol Hans-Jürgen „Dixie“ Dörner. Er wurde fünfmal Fußballmeister und viermal Pokalsieger in der ehemaligen DDR. Sein Ableben ist ein großer Verlust für die Schwarzgelben. Das Gremium tagt in der Regel einmal pro Monat, um die strategischen Entscheidungen des Traditionsvereins zu besprechen. Ebenso wichtig sind die virtuellen Umlaufbeschlüsse für schnelle Entscheidungen des Vereins, die nicht auf die nächste Sitzung des Aufsichtsrates warten können. In der Vergangenheit war die Gremienarbeit deutlich unkomfortabler und vor allem nicht sicher. Teilweise in Papierform und teilweise in einem versteckten Bereich des Webauftrittes wurden die Dokumente an die Aufsichtsräte übergeben. Der damalige stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende kannte dp:board aus der Gremienkommunikation einer Volksbank und erkannte schnell die wesentlichen Vorteile für Dynamo.

Sicherer kommunizieren
Dynamo entschied sich bereits vor mehr als fünf Jahren für dp:board – das sichere Werkzeug für die unternehmensübergreifende Gremienkommunikation mit dem auch mehr als 500 Banken und Sparkassen und viele weitere Institutionen arbeiten. Die Aufsichtsräte nutzen die digitale Lösung in der Regel mit einem iPad und der App dp:board. Diese App (die es auch für Windows gibt) ist in der Lage, die verschlüsselten PDF-Unterlagen direkt auf dem Endgerät zu entschlüsseln, sodass der Aufsichtsrat überhaupt nicht mit diesem Schlüssel in Berührung kommt und diesen auch nicht eingeben muss. Beim Durcharbeiten der Unterlagen kann jeder Aufsichtsrat einfach seine Notizen in den Dokumenten anbringen. Seine Mitschriften sieht nur er selbst – so als würde er papierhaft arbeiten. Wird eine Unterlage aktualisiert, so ziehen auch die persönlichen Notizen mit an die richtige Stelle um. Zusätzlich hilft ein internes Mailingsystem bei der sichereren Kommunikation untereinander – denn eine Kommunikation per E-Mail unterliegt nicht unerheblichen Sicherheitsrisiken.

Beschlüsse leicht gemacht
Der sichere Datenraum mittels dp:board bietet dem Verein höchste Sicherheit. Mit der Anwendung arbeiten auch andere Unternehmen mit besonderem Sicherheitsanspruch wie beispielsweise Union Investment oder weit über 500 deutsche Banken. Das Konzept ist einfach und auch für technisch nicht ganz so affine Menschen auf Anhieb gut verständlich. Der Datenraum an sich ist außerordentlich gut geschützt, Angreifer können den Gremienraum nicht betreten. Um auch weiterhin ganz sicher sein zu können, führen speziell beauftragte Unternehmen jährliche Sicherheitsüberprüfungen mit Hacking-Versuchen durch. Das i-Tüpfelchen ist jedoch die Ablage der Unterlagen im Datenraum an sich: Der Verein bringt die Dokumente nämlich vorab in eine virtuelle Form (ähnlich einem physischen Ordner, der mit Papier und Trennstreifen für die einzelnen Tagesordnungspunkte ausgestattet ist). Für die perfekte Sicherheit werden alle Unterlagen in den Datenraum zusätzlich nur verschlüsselt eingestellt.

Hoch wirksamer Schutz und einfache Prozesse
Mit diesem hochwirksamen Schutz kann Dynamo Dresden stets sicher sein, dass niemand Unbefugtes an die Unterlagen gelangt. Auch die Mitarbeiter von Dynamo, die den Datenraum mit den Beschlüssen und Unterlagen bestücken, profitieren von dp:board. Die Arbeit mit der Anwendung gestaltet sich sehr einfach: Der Versand von Einladungen oder Hinweise auf die Beschlüsse findet direkt aus dem Datenraum statt. Alle Arbeitsschritte sind selbsterklärend und unkompliziert – ähnlich der vormaligen Gremienarbeit auf Papier. Alle Unterlagen und persönliche Notizen sind stets griffbereit. Die Aktualisierung der Unterlagen ist bis zur Sitzung per Knopfdruck möglich. Es entfällt auch das Risiko der gedruckten Unterlagen, denn bis hin zur Entsorgung dieser geheimen Dokumente stellen papierhafte Dokumente ein erhebliches Risiko dar, von Nichtberechtigten eingesehen zu werden. Die Unterlagen sind in Echtzeit beim Aufsichtsrat. Eilbedürftige Beschlüsse über alle Aufsichtsräte sind innerhalb weniger Stunden einholbar. Auch mit Blick auf die Nachhaltigkeit ist dp:board ein echter Gewinn: Durchschnittlich entstehen pro Jahr ca. 3.000 bis 5.000 Seiten Unterlagen für die Aufsichtsräte. Das wären mindestens 50.000 Blatt gedrucktes Papier pro Jahr.

Fazit
Sicherheit, Effizienz und Ergonomie – Grundvoraussetzungen für eine perfekte virtuelle Gremienarbeit. Dabei spielt auch die Wirtschaftlichkeit eine große Rolle. Die digitale Arbeit ist langfristig sogar deutlich günstiger als die papierhafte Alternative. Dynamo Dresden profitiert von einer sicheren und effizienten Lösung für ihre Gremienkommunikation. Empfehlenswert für jeden Bundesligisten. Aber auch die dritten und vierten Ligen, die ebenfalls hochprofessionell arbeiten.