Dienstagnachmittag, 18:00 Uhr: In einer bayerischen Kleinstadt treffen sich rund 200 Menschen in der Stadthalle. Die Volksbank Musterhausen eG lädt zur jährlichen Vertreterversammlung ein. Die Stimmung ist gelöst – Vorstand, Aufsichtsrat und Vertreter wirken entspannt. Die Versammlung verläuft vorbildlich: Der Vorstand beantwortet alle Fragen fundiert und die Vertreter stimmen allen Beschlüssen einstimmig zu. Im Anschluss nutzen die Teilnehmer die Gelegenheit, persönliche Kontakte zu vertiefen. Mit einem guten Gefühl treten alle den Heimweg an.

Was macht diese Bank anders? In der Regel empfindet der Vorstand vor solch einem wichtigen Ereignis Nervosität und Anspannung. Schließlich bleibt bis zum Beginn der Veranstaltung unklar, welche Fragen die Vertreter bezüglich der Ausführungen an Vorstand und Aufsichtsrat richten.

Seit Beginn der Pandemie standen viele Genossenschaftsbanken vor der Herausforderung, ihre Gremienarbeit schnell zu digitalisieren. Mit dp:board fanden seitdem über 175 digitale Vertreterversammlungen statt – sicher, strukturiert und benutzerfreundlich.

Die digitale Vorbereitung der Vertreterversammlung

Die Volksbank Musterhausen eG bereitete ihre Vertreter digital auf die Versammlung vor und ermöglichte ihnen, bereits im Vorfeld Fragen an Vorstand und Aufsichtsrat einzureichen. Im geschützten Vertreterdatenraum stellte sie sämtliche Zahlen, Fakten und Erläuterungen zu den Tagesordnungspunkten bereit – gut drei Wochen vor dem Präsenztermin. Auch die Hintergründe zu besonderen Beschlüssen, die in der Versammlung zur Abstimmung standen, fanden dort Platz. Jeder Vertreter erhielt ein persönliches Login für den Datenraum. Neben der 2-Faktor-mTAN-Authentifizierung standen weitere sichere Anmeldeverfahren zur Auswahl.

Der Nutzwert der digitalen Informationen

Sowohl für Vorstand und Aufsichtsrat als auch für die Vertreter bringt dieses Vorgehen einen klaren Mehrwert. Die Vertreter – als zentrale Akteure der Versammlung – nutzen die Gelegenheit meist intensiv, sich frühzeitig mit den Themen auseinanderzusetzen. Besonders engagierte Mitglieder reichen ihre Fragen bereits einige Tage vor dem Präsenztermin über den digitalen Kanal bei der Bank ein. So bleibt dem Vorstand ausreichend Zeit, sich mit den Anliegen fundiert zu beschäftigen. Bei komplexeren Themen kann die Bank im Vorfeld gezielt Experten wie Juristen oder den Genossenschaftsverband einbeziehen. Die Antworten stellt sie entweder vorab im Datenraum zur Verfügung oder greift sie ausführlich in der Versammlung auf.

Ergebnis des Wunsches der Vertreter

Dieses Vorgehen entwickelte sich unter dem Einfluss der Corona-Zeit, in der zahlreiche Vertreterversammlungen ausschließlich digital stattfanden. Im Anschluss holten einige Banken aktiv Feedback ein und fragten ihre Vertreter: „Was wünscht ihr euch künftig bei diesem Format?“ Die Rückmeldungen fielen eindeutig aus: Viele sprachen sich dafür aus, bereits im Vorfeld digital vorbereitet zu werden – ähnlich wie bei den rein virtuellen Versammlungen. Gleichzeitig betonten sie den Wunsch, die eigentliche Sitzung wieder als Präsenzveranstaltung abzuhalten.

Derivate: Hybride- oder komplett digitale Versammlungen

Diese Varianten nutzen viele unserer Kunden weiterhin gern. Hybride Versammlungen ermöglichen es, die Präsenzveranstaltung live im Vertreterdatenraum zu übertragen. Dabei sorgt die Bank dafür, dass jeder Vertreter nur einmal abstimmt. Für komplett digitale Versammlungen gibt es ebenfalls bewährte Lösungen. So führte eine Volksbank aus dem Süden Deutschlands kürzlich eine digitale Vertreterversammlung inklusive Beschlussfassungen durch. Anschließend fand ein Live-Event mit spannenden Inhalten für die Vertreter statt und ein umfassendes Thema wurde mit den Vertretern detailliert erörtert. Auf diese Weise entstand ausreichend Raum für wichtige Spezialthemen, Socializing und Austausch unter den Teilnehmern.

Maximale Datensicherheit für digitale Gremienarbeit

Sensible Daten verdienen besondere Aufmerksamkeit – gerade im digitalen Raum. dp:board erfüllt höchste zertifizierte Sicherheitsstandards und gewährleistet den Schutz aller vertraulichen Informationen.

Die gesamte Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und gespeicherte Inhalte sind zusätzlich gesichert. Zugriffe unterliegen einer mehrstufigen Authentifizierung, sodass nur ausschließlich berechtigte Vertreter und autorisierte Mitarbeitende auf relevante Unterlagen zugreifen können.

Dabei bleibt die Datenhoheit stets in vertrauenswürdigen Händen: dp:board arbeitet ausschließlich mit Rechenzentren in Deutschland zusammen – DSGVO-konform, sicher und nachvollziehbar. So behalten Banken und Vertreter jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten, Kommunikation und Beschlussprozesse.

Fazit: Digitale und hybride Formate schaffen echten Mehrwert

Digitale Vertreterversammlungen sind weit mehr als ein Pandemiephänomen. Sie bieten Genossenschaftsbanken neue Spielräume: für flexiblere Abläufe, eine breitere Beteiligung und gezielte Kommunikation.

Ob als Ergänzung zur Präsenzveranstaltung oder als komplett digitales Format – mit dp:board behalten Banken die Kontrolle und schaffen gleichzeitig messbaren Mehrwert für ihre Vertreter.

Jetzt Vertreterversammlung zukunftsfähig gestalten!
Ob hybrid oder vollständig digital – wir beraten Sie gerne und zeigen, wie Sie mit dp:board das passende Format für Ihre Genossenschaft finden.