Die Compliance-Funktion erkennt eine kritische Entwicklung, die Interne Revision möchte einen Sachverhalt direkt ansprechen oder das Risikocontrolling sieht Handlungsbedarf. In solchen Situationen müssen wichtige Informationen den Aufsichtsrat unmittelbar erreichen – unabhängig von der Geschäftsleitung und über einen sicheren Kommunikationsweg.

Mit dem Bankenrichtlinienumsetzungs- und Bürokratieentlastungsgesetz, kurz BRUBEG, rückt genau dieser Punkt stärker in den Fokus. Für Banken stellt sich deshalb eine praktische Frage: Wie lässt sich ein direkter und sicherer Austausch mit dem Aufsichtsrat in die bestehenden digitalen Abläufe integrieren?

Was ändert sich durch das BRUBEG?

Das BRUBEG setzt unter anderem Vorgaben der europäischen Eigenmittelrichtlinie CRD VI in deutsches Recht um und gilt grundsätzlich seit dem 1. April 2026.

Ein wichtiger Punkt betrifft die internen Kontrollfunktionen einer Bank. Dazu zählen das Risikocontrolling, die Compliance-Funktion und die Interne Revision. Das Gesetz stärkt die Stellung der Leiter dieser Kontrollfunktionen. Sie sollen ihre Aufgaben unabhängig erfüllen können und einen direkten Zugang zum Aufsichtsrat haben.

Besonders wichtig ist dabei § 25c Absatz 4a KWG. Danach dürfen die Leiter der internen Kontrollfunktionen unabhängig von der Geschäftsleitung direkt an den Aufsichtsrat berichten. So können sie zum Beispiel auf Risiken oder kritische Entwicklungen hinweisen.

Das BRUBEG stärkt damit bewusst die unabhängige Rolle der internen Kontrollfunktionen innerhalb der Bank.

Was bedeutet das für die Praxis?

Die gesetzliche Vorgabe ist klar. In der Praxis stellt sich jedoch die Frage, wie Banken diesen direkten Austausch technisch und organisatorisch umsetzen.

Die Leiter der internen Kontrollfunktionen brauchen einen sicheren Weg, um den Aufsichtsrat direkt zu erreichen. Gleichzeitig benötigen sie deshalb nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Unterlagen des Aufsichtsrates.

Für die praktische Umsetzung sind deshalb vor allem drei Punkte wichtig:

  • Direkte Kommunikation: Die betreffenden Personen können den Aufsichtsrat ohne Umweg über die Geschäftsleitung erreichen.
  • Klare Zugriffsrechte: Der Kommunikationsweg eröffnet nicht automatisch Zugriff auf vertrauliche Sitzungsunterlagen.
  • Sichere Umgebung: Sensible Informationen aus Compliance, Revision oder Risikocontrolling bleiben innerhalb eines geschützten Kommunikationskanals.

Eine klare Rollen- und Rechteverteilung spielt deshalb bei der Umsetzung eine zentrale Rolle.

Sicherer Austausch über das dp:postfach

Banken, die dp:board bereits für ihre digitale Gremienarbeit nutzen, können diesen Kommunikationsweg innerhalb der bestehenden Umgebung einrichten.

Dazu legen wir die Leiter der relevanten internen Kontrollfunktionen als eigene Nutzer an. Über die Rechteverwaltung lässt sich genau festlegen, welche Bereiche diese Personen nutzen dürfen.

Einen Zugriff auf die regulären Dokumente des Aufsichtsrates benötigen sie dabei in der Regel nicht.

Für den direkten Austausch steht das dp:postfach zur Verfügung. Darüber können die Leiter der internen Kontrollfunktionen sicher mit den Mitgliedern des Aufsichtsrates kommunizieren. Sensible Informationen müssen so nicht über externe oder zusätzliche Kommunikationswege laufen.

Zusätzlich richten wir für diese Nutzer eine eigene Startansicht ein. Sie erhalten damit genau die Funktionen und Zugriffsrechte, die sie für ihre Rolle benötigen.

So entsteht ein direkter Kommunikationsweg zum Aufsichtsrat, ohne den Zugriff auf vertrauliche Gremienunterlagen unnötig auszuweiten.

Fazit: Direkte Kommunikation braucht klare Strukturen

Das BRUBEG stärkt die Unabhängigkeit der internen Kontrollfunktionen und stellt klare Anforderungen an ihren Zugang zum Aufsichtsrat.

Für Banken entsteht daraus nicht nur eine organisatorische, sondern auch eine technische Aufgabe: Der direkte Kommunikationsweg muss im Alltag sicher funktionieren und gleichzeitig zum bestehenden Berechtigungskonzept passen.

Mit dem dp:postfach lässt sich dieser Kommunikationsweg innerhalb der bestehenden digitalen Gremienarbeit abbilden. Die betreffenden Nutzer erhalten einen klar geregelten Zugang zum Aufsichtsrat, ohne gleichzeitig Zugriff auf sämtliche vertraulichen Gremienunterlagen zu bekommen.

Sie haben Fragen zur BRUBEG-Lösung, zur Einrichtung der entsprechenden Nutzer oder zu den Sicherheitsstandards von dp:board? Sprechen Sie uns an und wir unterstützen Sie bei der passenden Umsetzung für Ihre Bank.