Wagen wir den Blick zurück ins analoge Zeitalter: Wie sah digitale Gremienkommunikation für Banken und Sparkassen vor dp:board aus? Einzeldateien, separate Ordner und Dokumente die in Vorbereitung einer Sitzung zusammengebracht werden mussten. Unzählige Dateien und ihre verschiedenen Versionen. In einer Zeit, die von digitalen Innovationen geprägt ist, hat sich auch die Gremienkommunikation für Banken, Sparkassen und Genossenschaften grundlegend verändert. Heute bietet die Digitalisierung die Möglichkeit, diese Abläufe zu optimieren und Ressourcen einzusparen.
Mühselig und unkomfortabel
Bereits vor Corona lenkten zunehmend immer mehr Banken, Sparkassen und Genossenschaften ihren Fokus auf interne Prozesse. Das Ziel: Die Digitalisierung nutzen, um Abläufe zu optimieren und zu vereinfachen, und somit mehr Zeit für aktuelle gesellschaftliche Fragen zu gewinnen. Dabei stand auch die Verbesserung der Gremienarbeit und -kommunikation im Mittelpunkt. Diese Prozesse verursachten bisher erhebliche Ressourcenkosten – sowohl finanzieller als auch personeller Natur. Die Vorbereitung von mindestens vier Aufsichtsratssitzungen pro Jahr sowie gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat sowie verschiedene Ausschusssitzungen erforderten einen enormen Papieraufwand und Kopierorgien. Die Dokumente, die oft 50 Seiten oder mehr umfassten, mussten teilweise per Post versendet oder vor Ort ausgedruckt werden. Eine umfangreiche Vorarbeit, die sowohl Mensch, Technik als auch die Umwelt belastete.
Wie ein virtueller Leitz-Ordner
Die denkende portale gmbh hat das Konzept eines analogen Leitz-Ordners für die Gremienkommunikation für Aufsichtsräte aufgegriffen und in Form des dp:unterlagenmanagers ein digitales Unterlagensystem entwickelt. Dieses System konvertiert zahlreiche Einzeldokumente für die jeweiligen Tagesordnungspunkte in eine digitale Gesamtunterlage, die im Corporate Design des Unternehmens gestaltet und verschlüsselt ist. Diese Gesamtunterlage wird dann sicher über den geschützten Datenraum der Anwendung verteilt. Die Einladungen zur Sitzung werden automatisch per E-Mail und SMS versendet und enthalten Verweise auf die entsprechenden Unterlagen. Die Gremienmitglieder haben nun die Möglichkeit, in der App einfach und intuitiv mit den Dokumenten zu interagieren und diese mit ihren Notizen zu versehen – ähnlich wie sie es zuvor in einem physischen Leitz-Ordner getan haben. Der Unterschied liegt darin, dass alles nun papierlos, äußerst sicher und komfortabel, auch bei Aktualisierungen der Sitzungsunterlagen, erfolgt.
Updates der Sitzungsunterlagen werden automatisch an der richtigen Stelle in der neuen Version eingefügt, und alle Notizen aus der vorherigen Version werden vollautomatisch an den entsprechenden Stellen in der neuen Version wiederhergestellt. Die Mitglieder bringen ihre Geräte zur Sitzung mit, und Online-Sitzungen sind problemlos über den PC möglich, da alle erforderlichen Unterlagen einschließlich Notizen stets auf dem Tablet verfügbar sind.
Vertrautes Design schafft hohe Akzeptanz
Wer kennt ihn nicht, den angebissenen Apfel? Dieser Brand ist unverkennbar. Es ist ein Symbol, das sofort mit einem Apple-Produkt in Verbindung gebracht wird. Dies verdeutlicht die Kraft der Corporate Identity, die nicht nur in großen, sondern auch in regionalen Geschäftsgebieten die Gedanken von Unternehmern, Aufsichtspersonen, Kunden und potenzieller Kundschaft beeinflusst. Ein klar erkennbarer Außenauftritt eines Unternehmens fördert rationale Verbindungen in den Köpfen der Beteiligten und spielt folglich auch in der Gremienarbeit eine entscheidende Rolle. Die Verantwortlichen identifizieren sich zunehmend auf allen Ebenen mit ihrem Unternehmen. Die Möglichkeit vertraute Abläufe beizubehalten und sie gleichzeitig schneller, sicherer, ergonomischer und kostengünstiger zu gestalten, ist äußerst attraktiv. Genau dies ermöglicht dp:board. Die Fachbereiche übermitteln ihre Beschlüsse in digitaler Form an die Verantwortlichen für die Gremienkommunikation. Innerhalb von nur 15 Minuten können diese die vollständige Sitzungsunterlage erstellen, einschließlich des öffentlichen und nicht-öffentlichen Teils, falls es sich um eine kommunale Institution handelt.. Das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die wie ein perfekt gestalteter Leitz-Ordner mit Registerkarten aussieht, jedoch digital ist. Die Tagesordnung verweist direkt auf jeden Punkt der Sitzungsunterlage, die im Layout der Sparkassen, Bank oder Genossenschaft CI-konform gestaltet ist. Das Branding erreicht damit auch das höchste Entscheidungsgremium der Institution und stärkt die gemeinsamen Werte.
Fazit
Die Erfahrungen mit dp:board zeigen, dass die Implementierung eines digitalen Unterlagensystems nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb der Gremien verbessert. Die Möglichkeit, innerhalb von kurzer Zeit eine vollständige und CI-konforme Sitzungsunterlage zu erstellen, trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Insgesamt bietet die CI-konforme Gremienkommunikation eine zeitgemäße Lösung, um den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden und gleichzeitig die Identität und Professionalität der Banken, Sparkassen und Genossenschaften zu wahren.
